совокупность взаимосвязанных процессов, выполняемых руководителем проекта, его командой управления для обеспечения удовлетворенности заказчика проекта и иных заинтересованных сторон

Процессы управления проектами в организации состоит из следующих групп процессов:

- Процессы инициации
- Процессы планирования
- Процессы организации исполнения (реализация)
- Процессы контроля и мониторинга проекта
- Процессы завершения (закрытия) проекта

Успех любого мероприятия во многом закладывается в его начале. Процессы инициации закладывают фундамент всего проекта. Именно в ходе инициации должны быть определены основные цели проекта, проанализированы стратегические риски, выделены ключевые участники проекта, общие принципы организации управления проектом.

Основным инструментом, который используется на этапе инициирования, является Устав проекта (или Паспорт проекта). Форма этого документа также может отличаться в организациях и проектах, но в ней всегда есть минимально обязательные разделы:

• обоснование проекта – зачем мы в это ввязались?
• цель проекта и критерии успеха – где граница и как мы поймем, что молодцы?
• продукт проекта – что именно нужно создать?
• роли – кто с нами?
• ограничения – что важно учитывать?
• сроки, стоимость и др.?

Эти процессы завершаются тем, что Руководитель проекта получает формальные полномочия реализовывать проект, а все участники одинаково понимают, что будет происходить в этом проекте.

Возможная структура Устава проекта
- обоснование проекта (с учетом стратегических целей организации);
- описание целей проекта;
- общее описание продукта проекта и требований к нему;
- дополнительные требования, удовлетворяющие потребности, пожелания и ожидания заказчика, спонсора и других участников проекта;
- ключевые ограничения, предположения и допущения проекта (по стоимости, срокам, содержанию и пр.) и основные контрольные события;
- показатели успешной реализации проекта (критерии успеха, KPI);
- информация о ключевых участниках проекта;
- роль руководителя проекта и уровень его полномочий;
- функциональные подразделения и внешние организации и их участие в проекте;
- ключевые риски или предположения проекта.

Устав проекта должен определить проект, сделать его прозрачным и понятным для всех участников, а также учесть их интересы и ожидания.

- это процесс поиска и расчета оптимального способа достижения целей проекта.
В ходе планирования необходимо по возможности четко ответить на вопросы: кто, когда, как и какие работы должен выполнить для достижения целей проекта. Ответы на эти вопросы ищутся и находятся в ходе последовательной разработки Плана проекта - единого сводного документа, содержащего результаты планирования основных функциональных областей проекта: сроков, стоимости, персонала, поставок, рисков, коммуникаций и др.

Для определения состава работ чаще всего используется метод декомпозиции. Структура и состав работ проекта напрямую зависят от целей проекта.

Календарный план проекта – основной инструмент, обеспечивающий контроль содержания и сроков проекта.

Шаги разработки календарного плана проекта:
1. Определение состава работ
2. Определение ключевых вех и внешних ограничений
3. Определение последовательности выполнения работ (логические взаимосвязи между работами проекта)
4. Оценка (расчет) продолжительности работ
5. Расчет календарного графика
6. Учет рисков
7. Пересчет календарного графика с учетом ограничений (ресурсы, финансы, сроки и др.)
8. Фиксация базового (исходного) плана

Определение последовательности работ
Календарный план проекта может быть представлен в виде:
• сетевой диаграммы в масштабе времени
• ленточной диаграммы
• плана по вехам или диаграммы контрольных событий
• таблицы
• диаграммы Гантта

Жизненный цикл проекта (ЖЦ) – полный набор последовательных фаз проекта, от его начала до момента его завершения, название и число, которых определяется исходя из технологии производства работ и потребностей контроля со стороны организации или организаций, вовлеченных в проект.

Фаза проекта – набор логически взаимосвязанных работ проекта, в процессе завершения которых достигается один из основных результатов проекта.

Укрупненный ЖЦ может включать в себя следующие фазы:
1. Концепция
2. Разработка
3. Реализация
4. Завершение

Веха проекта – значительное событие в проекте, часто обозначающее достижение значимого промежуточного результата и/или смену фазы проекта.

Для более эффективного управления проект должен быть разделен на фазы и для каждой фазы определены критерии перехода к следующей фазе проекта. Завершение каждой фазы проекта связано с получением значимых промежуточных или итоговых результатов проекта. Веха выступает логичной и удобной точкой для контроля хода проекта.

- это процессы, применяемые для выполнения работ, указанных в плане управления проектом, для достижения целей проекта, указанных в описании содержания проекта.

Исполнение проекта осуществляется в соответствии с основными инструментами управления проектами: утвержденными Паспортом проекта и Планом-графиком проекта, Отчетом по проекту.

Основные группы задач в составе процессов организации исполнения:

• работу с людьми (с командой, с заказчиком, с заинтересованными сторонами)
• работу с внешними организациями (с подрядчиками, с разрешительными, лицензирующими и другими органами)
• работу с информацией (сбор, анализ, распространение и проч.)
При этом все процессы взаимосвязаны. Выходы одного процесса являются входами другого.

– это итеративный процесс, выполняемый регулярно и систематически в ходе проекта. Непрерывный мониторинг позволяет команде выявить элементы проекта, требующие дополнительного внимания, и организовать воздействие на них.

После окончания проекта в ходе оценки определяется степень достижения целей, основные проблемы реализации, анализируются основные причины этих проблем, формулируются рекомендации для будущих проектов близкого характера.

В части контроля важно выделить два направления: мониторинг – сбор факта, и корректировка – прогнозирование, формирование выводов и принятие решений.

Обеспечивая контроль проекта, руководитель должен решить две крупные задачи:
• организовать оперативный мониторинг и сбор отчетности о ходе выполнения проекта;
• выстроить систему перепланирования проекта, реализации корректирующих воздействий и управления изменениями в проекте.

Одна из основных особенностей проекта – временный его характер, т. е. проект когда-то должен закончиться. В случае достижения цели (целей) проекта в соответствии с утвержденными проектными документами, Руководитель проекта инициирует процедуру завершения проекта.

Основными задачами процессов закрытия проекта являются:

• сдача-приемка результатов проекта заказчику;
• подготовка и передача проектной документации, оценка ее качества и полноты;
• разрешение спорных и конфликтных вопросов;
• утверждение и архивирование результатов проекта для будущего использования;
• документирование и анализ опыта;
• извлечение уроков и обмен опытом;
• оценка работы членов проектной команды, распределение поощрений;
• роспуск команды проекта, возвращение персонала по подразделениям;
• помощь в переводе персонала на другие проекты или должности.

Все процессы проекта, как содержательные, так и управленческие, должны быть проверены на соответствие их результатов предъявляемым требованиям. Временные проектные структуры и системы должны быть закрыты и разобраны, команда распущена.