Успех любого мероприятия во многом закладывается в его начале. Процессы инициации закладывают фундамент всего проекта. Именно в ходе инициации должны быть определены основные цели проекта, проанализированы стратегические риски, выделены ключевые участники проекта, общие принципы организации управления проектом.
Основным инструментом, который используется на этапе инициирования, является Устав проекта (или Паспорт проекта). Форма этого документа также может отличаться в организациях и проектах, но в ней всегда есть минимально обязательные разделы:
• обоснование проекта – зачем мы в это ввязались?
• цель проекта и критерии успеха – где граница и как мы поймем, что молодцы?
• продукт проекта – что именно нужно создать?
• роли – кто с нами?
• ограничения – что важно учитывать?
• сроки, стоимость и др.?
Эти процессы завершаются тем, что Руководитель проекта получает формальные полномочия реализовывать проект, а все участники одинаково понимают, что будет происходить в этом проекте.
Возможная структура Устава проекта
- обоснование проекта (с учетом стратегических целей организации);
- описание целей проекта;
- общее описание продукта проекта и требований к нему;
- дополнительные требования, удовлетворяющие потребности, пожелания и ожидания заказчика, спонсора и других участников проекта;
- ключевые ограничения, предположения и допущения проекта (по стоимости, срокам, содержанию и пр.) и основные контрольные события;
- показатели успешной реализации проекта (критерии успеха, KPI);
- информация о ключевых участниках проекта;
- роль руководителя проекта и уровень его полномочий;
- функциональные подразделения и внешние организации и их участие в проекте;
- ключевые риски или предположения проекта.
Устав проекта должен определить проект, сделать его прозрачным и понятным для всех участников, а также учесть их интересы и ожидания.